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Community Stories

A Guide To Coworking Spaces in Japan

  1. What are coworking spaces?
  2. What are the common features of a coworking space?
    1. Hot desks
    2. Private office suites
    3. Meeting rooms
    4. Phone booths
    5. Fully-stocked pantry
  3. For startups
    1. Coworking space vs incubators
  4. For SMEs
    1. Coworking space vs traditional office
  5. For Enterprises
    1. Coworking space vs serviced office
  6. Why choose coworking spaces over other remote work alternatives?
    1. Working from home
    2. Working from cafes or restaurants

A Guide To Coworking Spaces in Japan

The workspace landscape we know is undergoing fundamental shifts. Driven by the recent COVID-19 pandemic, the traditional notion of a workplace is transforming at unprecedented speed, spurring the demand for flexible real-estate strategies which is proving to be a viable solution for the workforce of the future. With almost 40% of Japan’s workforce working remotely at least 3 days a week in 2020 as compared to only 4.8% recorded in 2019, it is evident that businesses find merits in more flexible work arrangements that such avenues offer.

But how effective are coworking spaces and how can they help you in your professional pursuits in Japan?

We’ve put together a detailed guide to understanding what coworking spaces have to offer, and how we at JustCo can help you jump on the bandwagon and reap the benefits of a collaborative work environment!

What is a coworking space?

Also known as a rental office or temporary office in Japan, a coworking space is a membership-based working environment in which diverse groups of professionals from all walks of life come together to work under one roof.

Designed to foster collaboration between the like-minded and boost productivity like never before, these offices are the driving forces of the future of work. Whether you opt for any of the hot desks or head straight to the private office suites, the various solutions offered within the coworking space are meant to drive business productivity and efficiencies at streamlined costs.

What are the common features of a coworking space?

A few common features make the coworking space unique – here’s a quick snapshot of what you can expect at JustCo’s locations across Tokyo, Japan.

1. Hot desks

The hot desk provides you with an ergonomically-friendly office set-up, comprising a spacious table and ergonomic chairs. On top of having a productive workspace to tick off the to-do list, the hot desking arrangement fosters collaboration between different individuals working around you. Maybe a conversation with a neighbour may just spark ideas on your next project or give you more inspiration as you complete an ongoing task.

This solution is not only ideal for solopreneurs and solitary freelancers in Japan. Hot desks can also serve as a third space for growing startups, small and medium-sized businesses (SMEs) and even big corporations that are looking to move to coworking spaces – a fast-rising new way of work that grants a geographically-dispersed workforce the autonomy to choose where they wish to work.

At JustCo Japan, you can hire a hot desk for monthly use with the JustDesk Basic plan in case you don’t require a workspace frequently. However, if you want to gain access as and when you need it, go for the JustDesk Unlimited plan. For those who have a favourite location within our offices in Tokyo and need a desk all set up and ready, the JustDesk Dedicated plan is the one for you!

2. Private office suites

Should privacy be important to you and your team, there are private office spaces within our centres wherever you’re at in Tokyo. With options like JustCo .BASE in Toranomon, you can easily make your way from Shimbashi, Akasaka, Roppongi and other business districts. Or if you are nearer to the Shibuya ward, our JustCo at Shibuya Hikarie is easily accessible from various locations including Daikanyama, Ebisu, Harajuku, Hiroo, Higashi, Omotesandō, Sendagaya, and Yoyogi. Perfect for teams working with confidential and sensitive information, or startups looking for a conducive coworking area for their growing teams, the private studio suites ensure there’s ample room for people to work on their tasks and discuss projects within a productive environment. If this is what you need, the Just Studio plan will have you sorted!

3. Meeting rooms

We know how important it is to communicate effectively with your clients and stakeholders, so we make sure you have the space to set up meetings whenever you need to. With pay-per-use meeting rooms available across all our coworking locations, you won’t have to sit in noisy cafes to discuss projects. All the necessary equipment is at your fingertips, so you can focus on getting the best out of each conference call or meeting. In addition, these meeting rooms are great if you need some quiet time to complete a task or two!

4. Phone booths

When it comes to conducting meetings via video conferencing or over the phone, your employees may prefer a more secluded setting. Phone booths ensure you have total privacy to comfortably make calls without being interrupted. This also serves as the ideal distraction-free workspace to complete any urgent tasks at hand.

5. Fully-stocked shared pantry

To create a better work environment for your employees, common spaces such as the humble pantry have become an integral part of the workspace. Boasting a fully-equipped pantry filled with free artisanal tea, coffee and more, your employees no longer have to leave the office for a quick break outside of lunch hours.

Moreover, it’s a perfect time to network with others occupying the same coworking space – this is what JustCo is all about: creating opportunities for connections!

For startups

Proven by its third-place position in the Mori Global Power Cities Index in December 2020, Tokyo continues to rank highly when it comes to Japan’s attractiveness for startup opportunities. For startups looking to establish themselves professionally here, the coworking space is a great way to do so. Whether you occupy several hot desks or sign-up for a private studio, you are not only investing in a conducive work environment that can cater to your growing team but also a suite of amenities that are all at your disposal. These include a business address and mail handling services, IT and printing facilities, as well as fully-equipped meeting rooms to invite potential stakeholders for discussions.

Coworking space vs incubators

While incubators are common to beginner startups, especially in the research and development phase, coworking spaces elevate the experience by bringing them closer to market. The shared areas within the coworking offices allow members of startups to interact with professionals, bounce ideas off and explore strategies they have never considered before.

Plus, with a curated range of professional services and rates exclusive to JustCo members such as those from Amazon Web Services and HubSpot, startups have all the industry tools they need to bring their business to greater heights!

For SMEs

When the pandemic forced employees in Japan to begin working from home, many found merits in the flexible work arrangements – with high usage of telework in industries and occupations related to information. This includes management consultants, researchers and data processing and communication engineers. On top of that, the rate of telework has seen a rapid increase in the office sector as many jobs – in accounting, clerical work as well as in sales and retail – are now able to be done remotely. One of the biggest reasons why SMEs opt for coworking spaces in Japan is its convenience and cost-effectiveness.

Coworking space vs traditional office

Traditional long-term leases bring about more challenges to SMEs, especially when they require more space to accommodate growing teams. Being bound to lease terms for several years does not provide SMEs much flexibility to upgrade and downsize whenever they need. When deciding between traditional offices and coworking spaces, let’s not forget the operational costs entailed when maintaining an office space, plus expenses incurred for fit-out projects. With coworking spaces, businesses can scale effectively – they can take up the amount of space they need, and gain access to all the business amenities that constitute a fully functioning office.

SMEs that find it hard to decide between both can also consider embracing coworking spaces alongside the traditional office space – a hybrid, “best of both worlds” approach with the former serving as a viable alternative to a home office and the latter as a central headquarters. Given the flexibility of a coworking space, companies can scale with ease without litigation risks while enjoying its wide range of benefits.

For enterprises

At the same time, it is now important to implement effective measures to scale, owing to unused spaces within the traditional offices brought about by social distancing requirements. This pushes enterprises to relook at their workplace policies to cater to the changing preferences of employees and corresponding business needs.

Coworking space vs serviced office

From JustCo .BASE in Toranomon to JustCo at Shibuya Hikarie, employees have the versatility to choose where and how they wish to get work done. Fully furnished suites and ready office supplies mean less is spent on operational costs, so enterprises can channel more resources to areas that matter. Plus, there’s no need for enterprises to spend enormous costs on fitting out serviced office spaces to cater to large teams!

Why choose coworking spaces over other remote work alternatives?

Coworking spaces cater to various profiles, from freelancers to enterprises, providing tailored solutions that address specific business needs. Whether you’re from the tech industry working on a new prototype or part of a global consultancy managing a variety of clients, there will be something in the realm of coworking that will suit you. However, how do they fare against other remote work alternatives?

Working from home

One of the most common remote work solutions among professionals, working from home sure has its perks. With time saved on the otherwise lengthy commutes, there’s no need to travel to the office and the kitchen is just there for you to whip up a meal for lunch. However, the work from home model isn’t always favourable, especially among those who do not have sufficient space for a proper workstation. In fact, in the most recent survey conducted in April 2021 by the Japan Productivity Center, the most challenging part about working from home was related to setting up an appropriate workspace – as highlighted by 40% of its participants.

With a fully furnished office and important amenities readily available, coworking spaces make for an ideal remote working environment. Plus, they ensure that you’re free from distractions that pull you away from your work – whether it’s a family member switching on the television volume at its loudest or renovation works taking place at your neighbour’s house.

Working from cafes or restaurants

From cafes to restaurants, more have the option of teleworking apart from their homes. To make this work even better for employers and employees alike, companies are also stepping up to help cover teleworking-related costs by providing employee allowances. However, working from cafes can be particularly challenging given that one often has to deal with a saturated number of external stimuli that could take a toll on productivity, engagement and wellbeing. A coworking space, on the other hand, is fitted with quiet meeting rooms and private studios that allow one to be free from distractions or when there is a need for privacy.

Make coworking spaces work for you

As we embrace the future of work, making impactful decisions for your professional pursuits is essential, whether you’re a new entrepreneur building your SME empire or a seasoned business practitioner. Get in touch with our team at JustCo today to find out how our coworking spaces can work for you!

Coworking Spaces: The Best Way to Support Your Team’s Mental Health

{:ja} COVID-19の世界的な流行は、私たちの生活や働き方を大きく変えました。ウイルスの蔓延を抑えるために、世界中の何百万人もの従業員が在宅勤務をするようになりました。日本でも感染対策の一環として、企業は従業員のリモートワークを奨励するようになっています。 しかし、これにはいくつかの課題があります。自宅で働く社員にとって、仕事と家庭の両立は簡単なことではありません。日々の仕事の成果を上げるためには、自宅は最も適した場所だとは言えないでしょう。また、人との交流が限られていることもあり、新しい環境に適応するのが難しい場合もあります。このような状況では、精神的な健康を損ない、仕事の生産性にも影響を及ぼしかねません。実際、日本では社会的・経済的に孤立した状態が続くことで、自殺率が上昇しています。特に、働く女性やシングルマザーがそのリスクにさらされています。 パンデミックの影響を理解しましょう パンデミックによる孤独感に対処するため、政府は2021年2月に問題を抱えている人をサポートするためのオフィスを設置しました。しかし、メンタルヘルス・ホットラインへの問い合わせは増加しており、企業が従業員のサポートを十分に行えていない状態が続いています。雇用者としては、家庭、オフィスに関係なく、従業員が精神的に健康な状態で働けるためにはどうするべきかを理解する必要があります。 しかし、誰がサポートを必要としているのかを見極めるのは簡単ではありません。このような場合には、在宅勤務による問題を防ぐために、対策を取る必要があります。まずは、定期的に社員に連絡を取ることから始めましょう。そのためには、毎日もしくは毎週、チームのメンバーとのミーティングを設定し、ビデオ会議でコミュニケーションを図ることが有効です。そうすることで、社員の様子を確認し、在宅勤務がうまくいっているかどうかを知ることができます。 オフィスや自宅が仕事をするのに適していない場合、仕事の生産性を低下させないために、JustCoのコワーキングスペースを活用するのもいいでしょう。 コワーキングスペースを使用して、メンタルウェルネスを優先しましょう JustCoの共有オフィスは都心のビジネス街に位置しているため、新橋や六本木など、都内のどこからでも気軽に利用でき、すぐに仕事を始めることができます。虎ノ門のJustCo .BASEや渋谷ヒカリエのJustCoなど、私たちのコワーキングスペースは、自宅で仕事をするのが難しい社員に対し、気分転換の機会を提供しています。 また、対面で仕事をしたいと思っている社員にとっても、共有オフィスはとても便利です。共有オフィスでは同僚と一緒に仕事をするだけでなく、同じような考えを持つ人たちと交流することも可能です。さらに、コスト削減やスペースの柔軟性など、コワーキングスペースには従来のオフィスと比べて数え切れないほどのメリットがあります。 JustDesk Unlimitedプランは月額68,600円から利用でき、従業員は24時間いつでも必要な時にJustCoのホットデスクエリアを利用することができます。魅力的な会員特典と自社サービスにより、コワーキングスペースを最大限に活用することができます。 また、新入社員に対して先輩社員が直接トレーニングを行う必要がある場合は、貸会議室を利用することもできます。コワーキングスペースは、社員がリモートワークライフに適応し、彼らの能力を最大限に引き出すことにつながるでしょう。 JustCoでビジネスを成功に導きましょう 従業員がメンタルヘルスの問題を抱えていると、いつも通りに仕事をすることが難しくなります。そのため、メンタルヘルスと生産性が相互に関連していることを認識することが大切です。従業員の健康に配慮することは、仕事への満足度を高めるだけでなく、ハイブリッドな働き方に適応していく上で、ビジネスにとって重要です。JustCo Japanでは、この不安定な時代にチームをサポートするためのコワーキングスペースを見つけることができます。ビジネスの規模に応じた柔軟なレンタルプランをご用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。 JustCoのコワーキングスペースやソリューションについては、お気軽にお問い合わせください。 {:}{:en} The global COVID-19 pandemic has undoubtedly changed the way we live and work. Work-from-home arrangements have been brought into practice for [...]...

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Traditional vs Coworking Office Space: What Works Best for You

{:ja} この10年間で、職場の風景は劇的に変わりました。新しい技術やグローバル化が進み、より多くのビジネスが生まれ、職に就く機会も増えるにつれ、企業はより機敏で柔軟な労働力を求めて組織を再編しています。また、-進行中の新型コロナ感染によってさらに促進されています。 これは、従来のオフィススペースから柔軟なワークスペースへの移行に表れています。日本ではレンタルオフィスやテンポラリーオフィスとしても知られているコワーキングスペースは、ここ数年で勢いを増している新しいコンセプトです。 従来の賃貸オフィスにすべきか、それとも柔軟なオフィスにすべきか、というのは多くの企業が考える点です。これに対する答えは、オフィス環境に何を求めているかによって異なります。ここでは、日本の成長企業や大企業レベルの組織にとってのコワーキングのメリットをご紹介して行きます。 コワーキングスペースのメリット 1. コスト削減 すべての企業にとって、オフィスのリース料は間接費の中でも最も高額な要素の一つです。長期のオフィスリースをする際には、1〜3ヵ月分の礼金、または最大12ヵ月分の敷金を前払いする必要があるかもしれません。内装工事や適切なオフィスインフラに必要な金額に加えて、オフィスを設置するための総費用は、成長企業にとって大きな負担となります。実際、東京はオフィス開設費用が最も高い都市の一つとして挙げられています。 企業がオフィスを最大限に活用するために支出しなければならないお金の額は、すぐに圧倒的な経済的コミットメントになってしまいます。電気代、インターネット代や従業員の給料まで、運営費(OPEX)の総額はあっという間に膨らんでしまいます。 オフィス家具や通信費などの雑費を含めると、最終的に初期デポジットが50万円を上回る可能性があります。オフィススペースをフルに活用しようとすると、すぐに莫大な資金が必要になります。電気代、インターネット代などの光熱費の支払いから、従業員の給料など、運営費(OPEX)の総額はあっという間に膨らんでしまいます。 会社の予算を最大限に活用するために、費用対効果の高い戦略を探しているなら、柔軟なワークスペースがお勧めです。プリンターやコピー機などの共有設備を備えたデスクやオフィスを、どんな企業でも手ごろな価格で借りることができます。コワーキングスペースを選ぶ際には、会員が利用できるミーティングルームなどの設備を検討することもできます。また、JustCo Japanでは、会員向けの各種プロフェッショナルサービスもプランに含まれていますので、ぜひご利用ください。 会社を設立したばかりで、市場での地位を確立するためにはまだ時間がかかると思った場合、これが最適なソリューションとなるでしょう。 2. スペースの柔軟性 一般的なオフィス賃貸契約は、おおよそ2年から5年の契約となっていて、ビジネスの成長期には、新たな雇用者を受け入れるための十分なスペースの確保が必要です。実際、企業は1つの場所に一年ほど定住してから、規模を増すのが一般的です。しかし、成長に合わせて必要なオフィススペースを探すとなると、なかなか見つからないものです。特に、契約を破棄した際に発生する ペナルティ の料金に加えて、さらには改装プロジェクトに投入する必要のある追加費用がかかってしまいます。そのほか、会社の規模を縮小する場合も同様だといえるでしょう。 拡張や縮小の必要性が生じた場合、ニーズの変化に合わせてカスタマイズできるコワーキングスペースを選択することがより現実的な選択肢となります。コワーキングスペースは柔軟性があるので、規模が大きくなり、常に大きなチームのためのスペースを確保しなければならない企業にとっては魅力的です。長期の賃貸契約に縛られることなく、必要に応じて自由にスペースを拡張することができ、家賃や光熱費などの運用コストを削減することができます 3. 適応性 パンデミック(世界的大流行)の状況が日々変わる中、将来の不確かさが企業の頭を悩ませています。オフィススペースを縮小したり、より多くのリモートワーカーを雇用したりすることで、資本および営業の費用削減に各企業は取り組んでいます。昨年、東京のオフィス供給が史上2番目に高い水準に達しましたが、利用可能な資源をより効率的に使用するためにスペース規模を縮小し、従業員に柔軟性のある働き方を新しい規範として導入する可能性があるため、従来のオフィスリースは解約されると予想されています。 現在、予測不可能な要因による勤務体制への影響を最小限に抑えつつ、ビジネスの継続性を確保することがより重要になってきています。つまり、リモートワーカーが電話会議を超えてコラボレーションできる手段を提供することが重要だということです。東京のシェアオフィスでは、ホットデスク、会議室、プライベートオフィススタジオなど、生産性の高いコラボレーションスペースがレンタル可能です。便利な場所、虎ノ門にあるJustCo ジャパンでは、規模の大小に関わらず、新橋や六本木などの東京近郊に住む従業員のために、柔軟な勤務形態の導入を検討することができます。 東京ベストコワーキングスペースの探し方 従来のオフィスに取り組む前に、JustCoのオールインワンの施設管理がされた理想的なワーキングスペースを選んでみませんか?月額15,000円から始まる基本プランでは、ミーティングルームやビジネスグレード印刷・プリントサービス、ITサポートなど、充実したアメニティをご利用いただけます。スムーズな移行を実現するために、すぐに利用できるワークスペースを探してみてはいかがでしょうか。スムーズな移行を実現するために、すぐに利用できるワークスペースを探してみてはいかがでしょうか。 {:}{:en} The work landscape has changed dramatically over the last decade. As new technologies [...]...

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