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Community Stories

How Growing & Established Businesses Can Future-Proof Office Space

The world of work is transforming in many unprecedented ways. Forces such as digitisation and other concerted new solutions have sparked radical shifts – turning the discussion about the future of work into a constant drumbeat. Besides, COVID-19 has accelerated the transformation beyond anything we could have imagined. It has demanded fresh approaches to facilitate flexibility and bolster agile working capabilities.

This poses a tremendous challenge for businesses across the globe, leaving one question at the top of the mind: “What’s the right workplace structure for the 21st century?”

While the evolution can be unnerving, plenty of organisations are already making significant headway into the now-accelerated future, steadily shifting into the next decade of workplace transformation to keep up. However, now is not the time to sit back. Businesses have to find new ways to take a bigger leap to identify the right workplace structure for them and staying adaptable, agile and resilient are the key traits for survival.

Rolling out the road map for the next generation workforce

To facilitate the transition, flexible spaces are no longer perceived as exclusive territories for start-ups and small and medium-sized enterprises (SMEs). They are now an essential component of the future of business – even for large corporations. Research has shown that in the past two years, 58% of Australian organisations had already planned to downsize their traditional leased office footprint. On top of that, 55% looked into adopting flexible solutions and embracing the concept of the alternate workspace by supplementing traditional office spaces with coworking and serviced offices. Beyond Australia, the number of worldwide coworking spaces is expected to grow at an annual rate of 13% by 2022. So what drives this changing landscape locally and globally?

Mitigating litigation & financial risks

First of all, it is unsurprising that we are witnessing this evolution. Coworking and serviced offices provide businesses with the advantages of flexibility and state of the art facilities, while mitigating litigation and financial risks that are associated with their traditional counterpart. While traditional private office spaces are typically bound with long term leases, agile real estate solutions like JustCo coworking spaces, on the contrary, allow rapid growth, contraction and workspace re-structuring with relative ease.

Taking into account the volatile cycle in modern-day businesses, tailored, flexible and short-term membership plans lend businesses the freedom and added edge of scaling up and down at short notice, without having to worry about how to mitigate too much or insufficient space, penalty fees and legal restraints of sorts.

Reducing Capital Expenditures & Operating Expenditures

Coworking and serviced offices offer a move-in ready, fully-furnished private and enterprise suites in conjunction with all-inclusive professional business services. On the contrary, traditional private office spaces often call the need for a major fit-out project that come at a high cost. With the coworking model, big enterprises and SMEs can keep their Capital Expenditures (CAPEX) at a minimum, reduce their Operating Expenditures (OPEX), while focusing on what really matters to them.

A healthy mix of collaborative & private workspaces

A view of Tokyo Tower from .Base managed by JustCo in Toranomon

If that’s not enough, coworking and serviced offices also allow businesses to get the best of both worlds.

For organisations requiring a level of work confidentiality and discretion, the good news is that privacy will not be compromised. With ample extension spaces like meeting rooms, phone booths, and exclusive suites separated by full-height partitions, organisations can do more than just hot desking.

On the other hand, it is also understood that the needs of the new generation workforce have drastically shifted. Unlike isolated white-collared workers of the past, employees today crave community. Likewise, businesses now better understand the benefits of establishing a collaborative culture.

Luckily, coworking renders an opportunity for collaboration, connectivity and interaction, offering employees a sense of belonging. These positives mean that people will continue to come together to form deeper emotional connections with people within and beyond their network. Studies have suggested that corporate culture accelerates along with employee engagement – and a positive corporate culture can become a mechanism for attracting and retaining talent.

Moreover, coworking spaces like JustCo are designed to reflect work-lifestyle integration and support physical wellbeing. Employees can leverage the many comfortable breakout areas to ‘switch off’ and get away from the routine atmosphere in the office. At the same time, it can even double as shared brainstorming spaces.

Workplace design has become a dealmaker for top-talents – cellular offices and cubicles just don’t cut it anymore.

Workplace flexibility is the new norm                       

The potential benefits are clear.

Today, the world is perching on an amusing crossroad in the history of work. The concept of private office no longer means the same as a decade ago. Organisations that are resistant to change will only get left behind in the race. To ensure that your workspace is equipped and prepared for the workforce of tomorrow, now’s the time to get ahead of the change curve.

To find out how we can support your flexible workspace requirements, please get in touch!

Traditional vs Coworking Office Space: What Works Best for You

{:ja} この10年間で、職場の風景は劇的に変わりました。新しい技術やグローバル化が進み、より多くのビジネスが生まれ、職に就く機会も増えるにつれ、企業はより機敏で柔軟な労働力を求めて組織を再編しています。また、-進行中の新型コロナ感染によってさらに促進されています。 これは、従来のオフィススペースから柔軟なワークスペースへの移行に表れています。日本ではレンタルオフィスやテンポラリーオフィスとしても知られているコワーキングスペースは、ここ数年で勢いを増している新しいコンセプトです。 従来の賃貸オフィスにすべきか、それとも柔軟なオフィスにすべきか、というのは多くの企業が考える点です。これに対する答えは、オフィス環境に何を求めているかによって異なります。ここでは、日本の成長企業や大企業レベルの組織にとってのコワーキングのメリットをご紹介して行きます。 コワーキングスペースのメリット 1. コスト削減 すべての企業にとって、オフィスのリース料は間接費の中でも最も高額な要素の一つです。長期のオフィスリースをする際には、1〜3ヵ月分の礼金、または最大12ヵ月分の敷金を前払いする必要があるかもしれません。内装工事や適切なオフィスインフラに必要な金額に加えて、オフィスを設置するための総費用は、成長企業にとって大きな負担となります。実際、東京はオフィス開設費用が最も高い都市の一つとして挙げられています。 企業がオフィスを最大限に活用するために支出しなければならないお金の額は、すぐに圧倒的な経済的コミットメントになってしまいます。電気代、インターネット代や従業員の給料まで、運営費(OPEX)の総額はあっという間に膨らんでしまいます。 オフィス家具や通信費などの雑費を含めると、最終的に初期デポジットが50万円を上回る可能性があります。オフィススペースをフルに活用しようとすると、すぐに莫大な資金が必要になります。電気代、インターネット代などの光熱費の支払いから、従業員の給料など、運営費(OPEX)の総額はあっという間に膨らんでしまいます。 会社の予算を最大限に活用するために、費用対効果の高い戦略を探しているなら、柔軟なワークスペースがお勧めです。プリンターやコピー機などの共有設備を備えたデスクやオフィスを、どんな企業でも手ごろな価格で借りることができます。コワーキングスペースを選ぶ際には、会員が利用できるミーティングルームなどの設備を検討することもできます。また、JustCo Japanでは、会員向けの各種プロフェッショナルサービスもプランに含まれていますので、ぜひご利用ください。 会社を設立したばかりで、市場での地位を確立するためにはまだ時間がかかると思った場合、これが最適なソリューションとなるでしょう。 2. スペースの柔軟性 一般的なオフィス賃貸契約は、おおよそ2年から5年の契約となっていて、ビジネスの成長期には、新たな雇用者を受け入れるための十分なスペースの確保が必要です。実際、企業は1つの場所に一年ほど定住してから、規模を増すのが一般的です。しかし、成長に合わせて必要なオフィススペースを探すとなると、なかなか見つからないものです。特に、契約を破棄した際に発生する ペナルティ の料金に加えて、さらには改装プロジェクトに投入する必要のある追加費用がかかってしまいます。そのほか、会社の規模を縮小する場合も同様だといえるでしょう。 拡張や縮小の必要性が生じた場合、ニーズの変化に合わせてカスタマイズできるコワーキングスペースを選択することがより現実的な選択肢となります。コワーキングスペースは柔軟性があるので、規模が大きくなり、常に大きなチームのためのスペースを確保しなければならない企業にとっては魅力的です。長期の賃貸契約に縛られることなく、必要に応じて自由にスペースを拡張することができ、家賃や光熱費などの運用コストを削減することができます 3. 適応性 パンデミック(世界的大流行)の状況が日々変わる中、将来の不確かさが企業の頭を悩ませています。オフィススペースを縮小したり、より多くのリモートワーカーを雇用したりすることで、資本および営業の費用削減に各企業は取り組んでいます。昨年、東京のオフィス供給が史上2番目に高い水準に達しましたが、利用可能な資源をより効率的に使用するためにスペース規模を縮小し、従業員に柔軟性のある働き方を新しい規範として導入する可能性があるため、従来のオフィスリースは解約されると予想されています。 現在、予測不可能な要因による勤務体制への影響を最小限に抑えつつ、ビジネスの継続性を確保することがより重要になってきています。つまり、リモートワーカーが電話会議を超えてコラボレーションできる手段を提供することが重要だということです。東京のシェアオフィスでは、ホットデスク、会議室、プライベートオフィススタジオなど、生産性の高いコラボレーションスペースがレンタル可能です。便利な場所、虎ノ門にあるJustCo ジャパンでは、規模の大小に関わらず、新橋や六本木などの東京近郊に住む従業員のために、柔軟な勤務形態の導入を検討することができます。 東京ベストコワーキングスペースの探し方 従来のオフィスに取り組む前に、JustCoのオールインワンの施設管理がされた理想的なワーキングスペースを選んでみませんか?月額15,000円から始まる基本プランでは、ミーティングルームやビジネスグレード印刷・プリントサービス、ITサポートなど、充実したアメニティをご利用いただけます。スムーズな移行を実現するために、すぐに利用できるワークスペースを探してみてはいかがでしょうか。スムーズな移行を実現するために、すぐに利用できるワークスペースを探してみてはいかがでしょうか。 {:}{:en} The work landscape has changed dramatically over the last decade. As new technologies [...]...

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Top 5 workspace trends for 2021

Today, we see a seismic shift in the world of work. While remote working became a temporary norm for many organisations during the pandemic, plenty have recognised the merits of this enforced flexibility. Now, the choice is to voluntarily accept the change....

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