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Community Stories

Traditional vs Coworking Office Space: What Works Best for You

The work landscape has changed dramatically over the last decade. As new technologies and globalisation open up more business and workplace opportunities, companies are reorganising their workforces to be more agile and flexible – further expedited by the ongoing COVID-19 pandemic.

We see this being manifested in the shift from the traditional office space to flexible workspaces. Also known as a rental office or temporary office in Japan, coworking spaces are a newer concept that has gained momentum over the past few years.

The question many companies ask themselves is whether they should go for a flexible office space or stick to traditional office rental. The answer to this depends on what you’re looking for in an office environment. Read on to explore coworking and its benefits for both growing companies and enterprise-level organisations in Japan.

Benefits of Coworking Spaces

1. Cost savings

For all businesses, the office lease can be one of the most expensive components of total overheads. When getting a lease for long-term office spaces, you may be required to first pay either one to three months of key money or up to twelve months of cash security deposit upfront. In addition to the amount needed for interior fit-out and proper office infrastructure, the overall cost of setting up an office can put a huge burden on growing companies in Japan. In fact, Tokyo continues to top the list for the highest office fit-out costs.

The amount of money that a business have to fork out to fully utilise the office space will soon become an overwhelming financial commitment. From paying for electricity, internet, and other utilities to salaries for employees, the total operating expenses (OPEX) can add up quickly.

If you are looking for cost-effective strategies to maximise your company budget, flexible workspaces offer an affordable way for any company to rent desks or offices that come with shared equipment such as printers and photocopiers. When deciding on the various coworking space rentals, you can also consider meeting rooms or other facilities available for members to use as and when there is a need. At JustCo Japan, for instance, you can also make full use of our curated range of professional services offered to members as part of the plan.

If your company is just starting out and needs some time to establish itself in the marketplace, then this may be the perfect solution for you!

2. Flexibility in space

Traditional office lease agreements in Japan lock you in for two to five years. When your business is growing, it is essential to have enough space to accommodate new hires that come on board. In fact, it is quite common for a company to settle into one location and then outgrow it within a year or so. Yet, when it comes to finding the office space necessary to accommodate growth, the search can be exhausting in Japan. This makes the office lease agreements costly – especially penalty fees incurred should you break the contract, plus the additional costs you need to put in for fit-out projects. The same applies to downsizing your company.

Should there be a need to expand or downsize, it is a more viable option to choose coworking spaces that are customisable to your changing needs. The flexibility they render makes such spaces appealing to businesses growing in size and constantly having to make room for larger teams. Without being tied down to long-term leases, this type of working arrangement gives companies the freedom to rightsize accordingly and save money on operational costs such as rent and utilities.

3. Adaptability

As the pandemic situation evolves continuously, the uncertain future weighs on the minds of every business. Companies are seeking to reduce capital and operating expenses by cutting office space and hiring more remote workers. Even as office supply in Tokyo reached the second-highest level in history last year, traditional office leases are expected to be cancelled as some may opt to shrink their space for more efficient use of available resources and introduce flexible working arrangements for employees as the new norm.

It has become more important to minimise impact to work arrangements caused by unpredictable factors whilst ensuring business continues uninterrupted. This means providing avenues for remote workers to collaborate beyond teleconferencing. Available for rental, shared office spaces in Tokyo are designed to offer productive and collaborative workspaces via hot desks, conference rooms or even private office studios. With JustCo Japan conveniently located in Toranomon, organisations big or small can now consider implementing flexible work arrangements for your employees living in Shimbashi, Roppongi and other nearby areas in Tokyo.

How to Find the Best Coworking Spaces in Tokyo

Before committing to a traditional office, consider choosing the ideal working space with all-in-one facility management and the essential office necessities covered here at JustCo. With just a basic plan starting from ¥15,000 per month, you get to enjoy the full suite of amenities in our shared spaces such as meeting rooms, business-grade printing services and IT support. Get started on finding your dedicated working space that’s move-in ready for you to make a smooth transition.

How Growing & Established Businesses Can Future-Proof Office Space

{:ja} 職場と仕事の世界はこれまでにないくらいの変化を遂げています。デジタル化やその他の新しいソリューションの力は、根本的な変化を遂げ未来の仕事の仕方についての議論の場を絶え間なく与えています。その上、COVID-19は私たちの想像を超えて、その変革を加速させました。今もなお柔軟性を高め、アジャイルな働き方を強化するための新しいアプローチが求められています。 これは世界中の企業に、「21世紀にふさわしい職場構造は何か」という大きな課題を投げかけます。 進化に不安を覚えるかもしれませんが、多くの組織はすでに加速している未来に向けて大きく前進しており、次の10年のワークプレイス変革に向けて着実にシフトしています。しかし、今はじっとしている場合ではありません。自分たちに適した職場構造を見極めるために、より大きな飛躍を遂げるための新しい方法を見つけなければなりません。適応性、機敏性、回復力を維持することが、生き残るための重要なポイントです。 次世代の労働力のロードマップを展開する  この移行を促進するため、柔軟性のあるスペースは、もはやスタートアップ企業や中小企業の独占された領域ではないと考えられています。今は、大企業にとっても、将来のビジネスに欠かせない存在となっています。ある調査によると、過去2年間で、オーストラリアの組織の58%は、従来の賃貸オフィスの設置面積を縮小することをすでに計画していたそうです。さらに、その55%が柔軟なソリューションの導入を検討し、従来のオフィススペースをコワーキングオフィスやサービス付きのオフィスで補完することで、代替ワークスペースの概念を採用することを検討しました。オーストラリア以外でも、世界のコワーキングスペースの数は、2022年までに年率13%で増加すると予想されています。では、この変化する風景をローカルおよびグローバルに推進するものは何でしょうか。 訴訟と財務リスクの軽減 まず、このような進化を目の当たりにするのは当然のことです。コワーキングオフィスやサービス付きのオフィスは、柔軟性や最新の設備といったメリットを企業に提供するとともに、従来のオフィスにつきものの訴訟や財務上のリスクを軽減することができます。プライベートオフィスは、一般的に長期リースに縛られていましたが、JustCoのコワーキングスペースのようなアジャイルな不動産ソリューションは、比較的容易に急速な成長、縮小、およびワークスペースの再構築が比較的簡単に可能です。 現代のビジネスにおける不安定なサイクルを考慮して、カスタマイズされた柔軟で短期的なメンバーシッププランは、スペースの無駄や違約金、法的拘束力などを心配することなく、急に規模を拡大できたり、縮小したりすることができる自由と優位性を提供します。 設備投資と運営費の削減 コワーキングとサービス付きのオフィスは、オールインクルーシブのプロフェッショナルビジネスサービスと組み合わせて、すぐに使用可能な設備の整ったプライベートスイートとエンタープライズスイートを提供します。 すぐに入居できる家具付きのプライベート・スイートとエンタープライズ・スイートを提供し、包括的なプロフェッショナル・ビジネス・サービスを提供します。一方、通常のプライベートオフィススペースでは、高額な費用がかかる大規模な設備プロジェクトの必要性がしばしば求められます。コワーキングモデルでは、エンタプライズ企業や中小企業などは、資本支出(CAPEX)を最小限に抑え、営業支出(OPEX)を削減しながら、起業にとって第一に重要なポイントに集中することができます。 コラボレーション型とプライベート型のワークスペースの健全な組み合わせ さらに、コワーキングやサービスオフィスでは、両方の長所を活かしたビジネスが可能です。高さのあるパーティションで区切られた会議室や電話ボックス、専用のスイートルームなどの十分な拡張スペースがあるため、企業はホットデスキングだけではなく、様々な活動を行うことができます。 その一方で、新世代の労働力のニーズが大きく変化していることも理解されています。過去の孤立した白い襟の従業員とは異なり、現代の従業員はコミュニティを求めています。同様に、企業もコラボレーション文化を確立することの利点をよりよく理解しています。 幸いなことに、コワーキングはコラボレーション、接続性のある交流の機会を提供し、従業員に帰属意識を与えます。これらのポジティブな点は、人々がネットワークの内外で人々とより深いつながりをつくるために集まり続けることを意味します。ある研究によると、企業文化は従業員のエンゲージメントとともに加速し、ポジティブな企業文化は人材を引き付け、維持するためのメカニズムとなることが示されています。 さらに、JustCoのようなコワーキングスペースは、ワーク・ライフ・インテグレーションを反映し、身体的なウェルネスをサポートするよう、つくられています。従業員は、快適な休憩スペースを利用して、オフィスの日常的な雰囲気から離れ、「スイッチオフ」することができます。同時に、ブレインストーミングの共有スペースとしても活用できます。ワークプレイスのデザインは、優秀な人材を獲得するための重要な要素となっています。セルラーオフィスやキュービクルオフィスではもはや過去のことです。 ワークプレイス・フレキシビリティは新しい常識 潜在的なメリットは明らかです。 今、世界は仕事の歴史の中で興味深い岐路に立たされています。プライベートオフィスは、もはや10年前と同じ意味を持ちません。変化に抵抗する組織は、レースで取り残されるだけです。あなたのワークスペースが明日の労働力のために、ニーズに合った装備がなされ、準備ができるよう、今こそ変化の波に乗る時です。 柔軟なワークスペース要件をサポートする方法については、お問い合わせください。 {:}{:en} The world of work is transforming in many unprecedented ways. Forces such as digitisation and other concerted new [...]...

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Top 5 workspace trends for 2021

Today, we see a seismic shift in the world of work. While remote working became a temporary norm for many organisations during the pandemic, plenty have recognised the merits of this enforced flexibility. Now, the choice is to voluntarily accept the change....

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